Manual do Sistema de Gestão de Pousadas

1 Primeiros passos

Comece em Administração → Empresa e estabelecimento. Confira razão social, nome fantasia, horários de check-in e check-out e regras de overbooking. Em Administração → Configurações, defina fuso horário, moeda, formato de data, regras operacionais e o tema de cores.

Ordem recomendada para iniciar

1. Revisar os dados da empresa e do estabelecimento.
2. Criar categorias de quarto e cadastrar as UHs.
3. Criar plano tarifário, período e preços por ocupação.
4. Cadastrar hóspedes, produtos, formas operacionais e usuários.
5. Abrir o caixa antes de receber valores.
6. Registrar a primeira reserva.

2 Cadastros essenciais

Hóspedes

Cadastre o responsável pela reserva em Cadastros → Hóspedes. Use documento, telefone e e-mail corretos para reduzir duplicidades e facilitar contato e emissão da FNRH.

Categorias e quartos

A categoria descreve o tipo de acomodação, capacidade e classificação. O quarto representa a unidade física. Primeiro crie a categoria; depois cadastre cada quarto, informe o código da UH, andar, categoria, situação e se permite hospedagem.

Produtos e parceiros

Produtos e serviços podem ser lançados na conta da hospedagem. Parceiros representam agências, operadoras e convênios. Use os canais para identificar a origem comercial de cada reserva.

3 Tarifas

Uma reserva somente pode ser confirmada quando existe uma tarifa que combine com plano, período, categoria, adultos e crianças.

Como cadastrar corretamente

1. Crie um plano, como Normal, Balcão ou Não reembolsável.
2. Crie um período com data inicial, data final, dias da semana e prioridade.
3. Cadastre o valor para cada categoria e cada ocupação vendida.
4. Repita os valores necessários para 1 adulto, 2 adultos, casal com criança e demais combinações comercializadas.

Atenção: criar apenas o plano e o período não define o preço. É necessário cadastrar pelo menos uma tarifa com valor de diária. A mensagem “Não existe tarifa para a data e a ocupação informada” indica que alguma combinação ainda não possui preço válido.

4 Reservas

Criar uma reserva

1. Acesse Operação → Reservas → Nova reserva.
2. Selecione o hóspede responsável.
3. Informe canal e parceiro quando aplicável.
4. Escolha categoria, plano tarifário e, opcionalmente, um quarto específico.
5. Informe entrada, saída, adultos e crianças.
6. Confirme a reserva.

Ao confirmar, o sistema verifica disponibilidade e calcula cada diária. Se “Atribuir depois” for usado, a reserva ficará aguardando definição de UH.

Pesquisar e consultar

Na listagem, pesquise pelo número da reserva ou nome do hóspede. Abra a reserva para consultar período, categoria, valor previsto, histórico e situação.

Cancelar

Use o cancelamento apenas quando necessário e informe o motivo. O registro não é apagado: ele permanece no histórico para auditoria.

5 Mapa de reservas

O mapa apresenta 14 dias por vez. Cada linha representa uma UH e cada barra representa uma reserva. A barra começa no meio do dia de check-in e termina no meio do dia de check-out, permitindo visualizar uma saída e uma nova entrada na mesma data.

• Confirmada: reserva pronta para atendimento.
• Pendente: reserva aguardando confirmação.
• Parcial: reserva com atendimento ou alocação parcial.
• Aguardando UH: reserva criada sem quarto específico.

Use Anterior, Hoje e Próximo para navegar. Clique diretamente na barra para abrir os detalhes.

6 Check-in e hospedagem

O check-in converte uma reserva em hospedagem ou registra uma entrada direta. Antes de concluir, confirme hóspede, UH, datas e acompanhantes. O quarto deve estar disponível e liberado para hospedagem.

Ao concluir, o sistema ocupa a UH, cria a conta da hospedagem, vincula os hóspedes e disponibiliza as FNRHs. Preencha a FNRH e emita quando os dados estiverem conferidos; a emissão preserva um retrato histórico das informações.

7 Conta e consumo

Na conta da hospedagem, lance diárias, produtos e serviços. Produtos configurados com baixa automática movimentam o estoque. Confira sempre quantidade, local de estoque e valor antes de confirmar.

Para receber um pagamento, escolha a forma, informe valor, troco e transação quando houver. Operações financeiras que exigem caixa só funcionam com turno aberto. Um lançamento incorreto deve ser estornado com motivo; não apague registros financeiros.

8 Check-out

1. Abra a conta da hospedagem.
2. Confira diárias, consumos, estornos e pagamentos.
3. Quite o saldo conforme a regra configurada.
4. Selecione Conferir check-out.
5. Revise o resumo e conclua.
6. Imprima o comprovante em A4 ou bobina quando necessário.

Depois do check-out, a hospedagem e a conta são encerradas. Quando configurado, a UH entra automaticamente na fila de limpeza.

9 Governança e manutenção

Governança

Acompanhe quartos aguardando limpeza, em limpeza, concluídos e liberados. A inspeção e a liberação devem refletir a situação física real da UH.

Manutenção

Registre ocorrências com descrição e período. Quando necessário, gere bloqueio para impedir novas reservas na UH afetada. Conclua a manutenção somente depois da solução do problema.

10 Financeiro

Caixa

Cada operador deve abrir seu próprio turno, informar saldo inicial e registrar suprimentos ou sangrias com motivo. No fechamento, conte os valores por forma de pagamento e confira as diferenças.

Contas a receber e despesas

Contas a receber controlam títulos, vencimentos e recebimentos parciais. Despesas registram fornecedor, categoria, competência, vencimento e pagamentos. Baixas financeiras podem exigir caixa aberto.

Compras e estoque

Registre a compra em rascunho, inclua os itens e confirme o recebimento apenas quando a mercadoria chegar. O recebimento movimenta o estoque e atualiza o custo médio.

11 Administração

Relatórios

Consulte receitas, pagamentos, despesas, contas a receber e ocupação por período. Use a exportação CSV quando precisar trabalhar os dados em planilha.

Usuários e permissões

Crie um usuário para cada pessoa. Associe perfis conforme as responsabilidades e conceda apenas as permissões necessárias. Não compartilhe senhas.

Auditoria

A auditoria registra operações importantes e permite pesquisar por data, usuário, ação, entidade e registro. Use-a para esclarecer alterações e acompanhar procedimentos.

Design e cores

Em Configurações, escolha um dos dez temas. A seleção é salva para a empresa e aplicada aos usuários no próximo carregamento.

12 Solução de problemas

Não existe tarifa para a data e a ocupação informada

Cadastre um valor que corresponda ao plano, período, categoria, adultos e crianças da reserva.

Não há disponibilidade suficiente

Confira a quantidade de quartos ativos da categoria, reservas sobrepostas e bloqueios de manutenção.

O quarto não aparece para check-in

Verifique se está ativo, permite hospedagem, pertence à categoria correta e não está ocupado ou bloqueado.

Não consigo receber ou pagar

Abra o turno de caixa do usuário e confira se a forma de pagamento está ativa.

O saldo impede o check-out

Confira lançamentos e pagamentos. Quite ou estorne a diferença antes de concluir.

A alteração não aparece na tela

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