Manual do Poly Hospeda

1 Primeiros passos

Abra o Poly Hospeda e confira os dados do estabelecimento em Cadastro Empresa. Revise também a configuração de tempo e cobrança, a rede e os acessos dos operadores conforme a instalação.

Preparação inicial

1. Confira o cadastro da empresa e os parâmetros de cobrança por diária ou hora.
2. Cadastre os tipos de quarto e depois as categorias de hospedagem.
3. Cadastre os quartos e confira se cada um está associado à categoria correta.
4. Cadastre hóspedes, convênios, formas de pagamento e, se usar consumo, grupos e produtos.
5. Confira a situação do caixa antes de começar os recebimentos do dia.

Na tela principal, os comandos aparecem em áreas como Principal, Cadastros, Estoque, Relatórios e Configuração. Use os botões com os nomes indicados neste manual.

2 Cadastros

Hóspedes

Abra Cadastro Clientes, identificado no formulário como cadastro de hóspedes. Use Novo, preencha os dados e conclua em Salvar. O formulário contempla nome, CPF, RG, nacionalidade, endereço, número, cidade, estado, CEP, telefone, celular, e-mail e sexo. Pesquise o cadastro antes de criar outro para evitar duplicidade.

Fornecedores

Em Cadastro Fornecedor, informe nome, endereço, cidade, estado, CEP, CNPJ/CPF, inscrição estadual ou identidade, telefone, fax, e-mail e contato. Use Pesquisar para localizar um registro; utilize Novo, Salvar e Excluir conforme a necessidade e as permissões disponíveis.

Convênios

Abra Tipo Convênios para cadastrar a descrição, contato, telefone e observações. A opção de bloqueio permite controlar se o convênio permanece disponível para novas reservas. Selecione o convênio na reserva quando aplicável.

Formas de pagamento

Em Tipos de Pagamentos, cadastre a descrição usada para identificar cada forma de recebimento. Mantenha os nomes claros para facilitar a conferência de pagamentos e relatórios.

Empresa, grupos e outros cadastros

Use Cadastro Empresa para os dados do estabelecimento. Em Grupo Produtos, organize os produtos por família. O cadastro de tipos de quarto complementa as categorias e a descrição das unidades disponíveis.

3 Categorias e quartos

Tipos de quartos e categorias

Cadastre primeiro os tipos que serão usados na organização das unidades. Em Tipos de Quartos / Categorias de hospedagem, informe código, descrição, valor da diária e valor adicional. Confira a opção de bloqueio antes de salvar.

Cadastro de quartos

1. Abra Cadastro Quarto e escolha Novo.
2. Informe o código e a descrição que identificam a unidade.
3. Selecione a categoria correspondente.
4. Confira se o quarto está marcado como Em Manutenção somente quando estiver indisponível para uso.
5. Salve e confira o quarto na lista.

Antes de registrar uma reserva, verifique se o quarto está cadastrado, pertence à categoria pretendida e não está em manutenção.

4 Reservas

A tela Agendamento / Reserva de Hospedagem apresenta a ocupação dos quartos e oferece ações de reserva, check-in e check-out.

Registrar uma reserva

1. Abra o mapa/agendamento e escolha Reservar Apto ou a ação de nova reserva.
2. Selecione o quarto e o hóspede responsável.
3. Informe chegada e saída e confira o número de dias calculado.
4. Preencha o convênio, se houver, e confira o valor da diária, taxas e total.
5. Registre a observação e os dados da viagem solicitados, como procedência, próximo destino, motivo, meio de transporte e placa.
6. Informe adultos e crianças e revise os pagamentos antecipados, se houver.
7. Salve a reserva e confira o número, o quarto e o período apresentados.

O formulário também oferece Ficha FNRH. Revise os dados do hóspede e da viagem antes de emitir ou imprimir a ficha. Para reservas feitas por convênio, confira se o cadastro e as condições foram selecionados corretamente.

Alterar ou localizar

Use o filtro de reserva ou selecione o registro no agendamento para consultar os detalhes. Antes de alterar datas ou quarto, verifique novamente a disponibilidade e o valor total. Se uma reserva precisar ser removida, confirme que selecionou o registro correto.

5 Mapas de ocupação e reserva

O programa possui Mapa de Ocupação e Mapa de Reserva, além da tela de agendamento. Use essas visões para acompanhar quartos livres, reservados e ocupados, consultar períodos e abrir a reserva relacionada.

• Confirme as datas selecionadas antes de avaliar disponibilidade.
• Verifique no cadastro se o quarto está em manutenção quando ele não puder ser utilizado.
• Ao receber uma nova solicitação, confira a unidade e as datas no mapa antes de salvar.
• Após gravar uma alteração, atualize a visualização para conferir a ocupação atual.

Na tela de agendamento, a legenda identifica quartos Livres, Reservados e Ocupados.

6 Check-in

1. Selecione a reserva a atender no mapa ou na tela Agendamento / Reserva de Hospedagem.
2. Acione Check In ou Check In Reserva.
3. Na tela de check-in, confira quarto, hóspede, horário e os dados da reserva.
4. Confirme que a entrada corresponde à chegada combinada e que a unidade está pronta para ocupação.
5. Use Iniciar Check-in e depois Confirmar check-in, conforme a etapa apresentada pelo programa.

Se os dados ou o quarto não estiverem corretos, volte sem confirmar e corrija a reserva ou o cadastro. Não conclua o check-in em uma unidade que ainda esteja em manutenção.

Quando exigido pelo estabelecimento, confira e imprima a FNRH com os dados atualizados dos hóspedes.

7 Hospedagem e consumo

Durante a hospedagem, use o comando Consumo Prod. e Serv. para registrar os itens e serviços vinculados à unidade/reserva. Confira produto, quantidade e valor antes de confirmar cada lançamento.

O cadastro de produtos apresenta grupo/família, unidade, fornecedor, custo médio, custo, preço à vista e estoque atual. Mantenha esses dados atualizados para que a equipe identifique corretamente o item lançado.

Se houver um lançamento incorreto, consulte o histórico e os recursos de correção disponíveis antes de registrar outro movimento. Evite compensar diferenças sem identificar a causa.

8 Check-out

1. Selecione a hospedagem e abra Check Out.
2. Confira quarto, reserva, período, dias, diárias, taxas e total.
3. Revise os pagamentos já lançados e o saldo a pagar.
4. Para receber o saldo, selecione a forma de pagamento, informe o valor e confirme o pagamento.
5. Confira o histórico de pagamentos e certifique-se de que o saldo está correto antes de finalizar.
6. Conclua o check-out e escolha Imprimir (A4) ou Imprimir (cupom), se precisar entregar o comprovante.

A tela também dispõe da conferência do quarto. Compare a entrada e a saída e seus horários antes de confirmar. Se houver divergência de valores ou de hóspede, interrompa a finalização e revise a reserva e os lançamentos.

9 Abertura e fechamento de caixa

Abrir o caixa

1. Abra Abrir Fechar Caixa no menu principal.
2. Confira o estado do caixa, o número do movimento e a data do movimento.
3. Informe o valor de abertura em Abertura com R$, correspondente ao fundo inicial contado.
4. Confirme e verifique se o estado do caixa foi atualizado.

Fechar o caixa

1. Ao final do movimento, confira os recebimentos e pagamentos do período.
2. Conte os valores físicos e confira os totais por forma de pagamento e contra os comprovantes.
3. Na tela de caixa, confirme o movimento que será encerrado e siga a ação de fechamento apresentada.
4. Registre ou imprima o movimento para conferência. Se houver diferença, revise os lançamentos antes de concluir.

O comando Imprimir Caixa permite selecionar um movimento e gerar sua impressão. Confira o número e a data do movimento antes de imprimir.

10 Relatórios

Reservas

Em Relatório de Reservas, informe o período e os filtros disponíveis, como quarto ou situação. Consulte o número da reserva, o quarto, as datas de check-in e check-out e os valores. Use Imprimir reserva para gerar o documento selecionado.

Reservas por convênio

Em Reserva por convênio, selecione o convênio e o período. Confira os registros e pagamentos retornados antes de gerar o relatório ou calcular os valores de taxa disponíveis na tela.

Movimento financeiro

Abra Movimento Financeiro, informe as datas inicial e final e escolha Imprimir relatório. Use períodos fechados e confira as datas para evitar comparar movimentos diferentes.

Caixa e comprovantes

Em Imprimir Caixa, selecione o movimento desejado e gere a impressão. O check-out também permite emitir comprovante em A4 ou cupom.

Estoque

Relatório Estoque Atual mostra a posição atual. Ficha do Produto permite escolher um produto e período para consultar seus movimentos. Confira código e nome do produto antes de imprimir.

11 Produtos e estoque

Cadastrar produtos

Abra Cadastro Produto e informe código, grupo/família, nome, unidade, fornecedor, custo e preço. Revise custo médio, margem e estoque atual antes de salvar. Os campos marcados com asterisco no formulário são obrigatórios.

Movimentar estoque

Use Movimenta Estoque para registrar uma entrada ou saída. Selecione o produto, confira o tipo de movimento e informe os dados solicitados. Antes de confirmar, verifique se a quantidade e o saldo exibido correspondem ao movimento físico.

Conferir divergências

Consulte a posição atual e a ficha de movimento do produto no mesmo período. Compare as entradas, saídas e o estoque atual com notas e contagens físicas antes de fazer um ajuste.